OPĆI UVJETI POSLOVANJA I SUDJELOVANJA – VULCANUS FESTIVAL

(verzija 1.0 – vrijedi od 02.12.2025.)

1. Opće odredbe

Ovi Opći uvjeti poslovanja i sudjelovanja (u daljnjem tekstu: „Uvjeti“) uređuju:

  • korištenje web stranice vulcanusfest.com (u daljnjem tekstu: „Web stranica“),

  • prijavu i sudjelovanje dobavljača, brendova i drugih partnera kao suradnika na Vulcanus Festivalima,

  • dolazak i sudjelovanje pozvanih gostiju (predstavnika hotela, barova, restorana i drugih HORECA subjekata),

  • međusobne odnose između Organizatora i sudionika na svim izdanjima Vulcanus B2B festivala ugostiteljstva. (Vulcanus Festivals)

Ovi Uvjeti primjenjuju se isključivo na B2B format događaja (pravne osobe, obrti i drugi poslovni subjekti te njihove odgovorne osobe).

Za sve poslovne odnose koji proizlaze iz isporuke opreme, sirovina, usluga ili projekata izvan samog događaja, primjenjuju se i Opći uvjeti poslovanja SmoothieBarmen agencije, dostupni na:
https://smoothiebarmen.com/uvjeti-poslovanja/.

2. Podaci o organizatoru

Organizator Vulcanus festivala i nositelj projekta je:

Novus Vita Distribution d.o.o.
Jamine 14, 10090 Zagreb, Hrvatska
OIB: 73873166602

Djeluje kroz brend SmoothieBarmen – agencija za ugostiteljstvo, kao krovnu organizaciju za B2B Vulcanus festivale.

Kontakt:

3. Definicije pojmova

U smislu ovih Uvjeta:

  • „Organizator“ – Novus Vita Distribution d.o.o., odnosno SmoothieBarmen agencija koja organizira Vulcanus Festival.

  • „Vulcanus Festival“ / „Događaj“ – zatvoreni B2B festival ugostiteljstva u organizaciji SmoothieBarmen agencije, održan na jednoj ili više lokacija, s jasno definiranim terminom, programom i sudionicima. (Vulcanus Festivals)

  • „Suradnik“ – dobavljač, brend, distributer, proizvođač opreme, agencija ili drugi poslovni subjekt koji na Događaju sudjeluje kao partner, izlagač ili sponzor, u skladu s ponudom i dogovorenim paketom sudjelovanja.

  • „Gost“ – pozvani predstavnik hotela, bara, restorana, vinoteke, cateringa ili druge HORECA lokacije (vlasnik, direktor, F&B manager, chef, barmen i sl.) koji sudjeluje na Događaju temeljem pozivnice/kupona. (Vulcanus Festivals)

  • „Prijava“ – ispunjena online prijavnica, e-mail ili drugi pisani oblik izražavanja interesa za sudjelovanje koji je zaprimio Organizator.

  • „Ponuda sudjelovanja“ – personalizirana ponuda Organizatora prema Suradniku koja definira paket, cijenu, broj pozivnica, obveze i rokove.

4. Prihvaćanje Uvjeta

Korištenjem Web stranice, slanjem prijave, prihvaćanjem ponude sudjelovanja, plaćanjem naknade ili samim sudjelovanjem na Događaju:

  • potvrđujete da ste ove Uvjete pročitali, razumjeli i u cijelosti prihvatili,

  • potvrđujete da poslovni odnos s Organizatorom podliježe i Općim uvjetima poslovanja SmoothieBarmen agencije objavljenim na smoothiebarmen.com/uvjeti-poslovanja/, koji čine sastavni dio ovih Uvjeta.

U slučaju nesklada, specifični uvjeti ponude za pojedini festival imaju prednost u odnosu na ove Uvjete, a ovi Uvjeti imaju prednost u odnosu na sve usmene dogovore koji nisu pisano potvrđeni.

II. PRIJAVA I SUDJELOVANJE SURADNIKA

5. Postupak prijave Suradnika

5.1. Suradnik se prijavljuje putem:

  • online prijavnice na Web stranici (ili povezanog CRM obrasca),

  • pisanog upita e-mailom,

  • ili drugog kanala koji Organizator usmeno ili pisano prihvati. (Vulcanus Festivals)

5.2. Na temelju prijave Organizator dostavlja Ponudu sudjelovanja u kojoj su definirani:

  • naziv i datum Događaja,

  • tip paketa (npr. food & beverage stanica, coffee/cocktail bar, oprema, sponzorstvo i sl.),

  • obujam sudjelovanja (broj pozivnica, format prezentacije, eventualne dodatne opcije),

  • cijena paketa i rok plaćanja,

  • tehnički i operativni uvjeti (oprema, struja, logistika, usklađenje s konceptom festivala).

5.3. Ugovor između Organizatora i Suradnika smatra se sklopljenim kada Suradnik:

  • pisano potvrdi prihvaćanje Ponude (e-mailom ili potpisom), i

  • u propisanom roku izvrši plaćanje predviđene naknade (ako je primjenjivo).

Organizator zadržava pravo odbiti prijavu Suradnika bez navođenja razloga, osobito ako suradnja nije u skladu s konceptom Događaja ili je kapacitet popunjen.

6. Obveze i odgovornosti Suradnika

6.1. Suradnik se obvezuje:

  • poštivati B2B format festivala (bez klasičnih sajamskih štandova, letaka, roll-upova i agresivnog marketinga tijekom samog Događaja, osim ako je drukčije izričito dogovoreno), sukladno opisu koncepta na Web stranici, (Vulcanus Festivals)

  • pravodobno dostaviti sve potrebne informacije i materijale (logotipi, opisi, eventualne tehničke specifikacije) koje Organizator traži,

  • samostalno organizirati i osigurati potrebne proizvode, sirovine i osoblje za prezentaciju (F&B, oprema, promotori i sl.),

  • pridržavati se svih važećih propisa RH, posebno sanitarnih, higijenskih i sigurnosnih (HACCP, alkoholna pića, radna sigurnost i sl.),

  • odgovorno postupati s prostorom, opremom i instalacijama koje koristi.

6.2. Suradnik je odgovoran za:

  • svu štetu koju on, njegovo osoblje ili angažirani podizvođači uzrokuju prostoru, opremi Organizatora, opremi drugih suradnika ili trećim osobama,

  • poštivanje internih pravila lokacije (hotela, restorana, beach bara i sl.) na kojoj se Događaj održava.

Organizator ima pravo Suradniku uskratiti ili ograničiti pristup Događaju (ili prekinuti njegovu prezentaciju) ako grubim kršenjem ovih Uvjeta narušava sigurnost, ugled festivala ili ugostiteljskog objekta.

7. Pozivnice i gosti Suradnika

7.1. Svakom Suradniku dodjeljuje se određeni broj pozivnica/kupona za njegove goste, definiran u Ponudi sudjelovanja.

7.2. Suradnik je dužan:

  • koristiti pozivnice isključivo za ciljanu B2B publiku (vlasnici, direktori, F&B manageri, chefovi, barmeni, drugi ključni donosioci odluka),

  • dostaviti Organizatoru popis potvrđenih gostiju (ime, prezime, tvrtka, kontakt) do roka naznačenog u Ponudi radi organizacije kapaciteta i follow-up komunikacije.

7.3. Pozivnice se ne smiju preprodavati, ustupati trećim osobama u suprotnosti s konceptom festivala, niti koristiti za opću javnost.

III. SUDJELOVANJE GOSTIJU

8. Zatvoreni B2B format i ulaz

8.1. Vulcanus Festival je zatvoreni B2B događaj. Ulaz je moguć isključivo:

  • uz važeću pozivnicu/kupon od Suradnika ili Organizatora,

  • ili temeljem izričite potvrde Organizatora. (Vulcanus Festivals)

8.2. Organizator zadržava pravo provjere identiteta i poslovne pripadnosti gosta (naziv tvrtke, funkcija) te pravo odbiti ulaz osobama koje ne odgovaraju profilu Događaja ili bi mogle narušiti sigurnost i reputaciju festivala.

9. Pravila ponašanja

Gosti se obvezuju:

  • poštivati pravila lokacije i upute Organizatora,

  • suzdržati se od bilo kakvog nasilnog, uvredljivog ili nedoličnog ponašanja,

  • odgovorno konzumirati alkoholna pića i poštivati zakonska ograničenja.

Organizator može udaljiti gosta koji krši pravila ponašanja, bez obveze naknade bilo kakvih troškova.

IV. CIJENE, PLAĆANJE, OTKAZIVANJE

10. Cijene i računi

10.1. Cijene paketa sudjelovanja za Suradnike utvrđuju se pojedinačno u Ponudi sudjelovanja i izražene su u eurima (EUR), bez PDV-a, osim ako je drugačije navedeno.

10.2. Račune izdaje Novus Vita Distribution d.o.o., sukladno važećim propisima RH.

10.3. Rokovi plaćanja, avansi i ostali uvjeti naplate definiraju se u Ponudi sudjelovanja i/ili posebnom ugovoru.

11. Otkazivanje od strane Suradnika

Ako nije drugačije dogovoreno u pojedinačnoj Ponudi, primjenjuje se sljedeće:

  • otkaz više od 45 dana prije Događaja – bez naplate otkazne naknade ili, po dogovoru, 30% ugovorene cijene,

  • otkaz od 45 do 15 dana prije Događaja – Organizator ima pravo naplatiti 50% ugovorene cijene,

  • otkaz 14 ili manje dana prije Događaja – Organizator ima pravo naplatiti 100% ugovorene cijene.

Otkaz mora biti dostavljen pisanim putem (e-mail). Datum i vrijeme zaprimanja e-maila od strane Organizatora smatraju se trenutkom otkazivanja.

12. Promjena termina, otkazivanje i viša sila

12.1. Organizator zadržava pravo izmjene termina, lokacije ili strukture programa Događaja u razumnom opsegu, ako za to postoji opravdan razlog (npr. vremenski uvjeti, tehničke okolnosti, ograničenja lokacije, nedovoljan broj prijava i sl.).

12.2. U slučaju odgode Događaja:

  • već uplaćene naknade Suradnika prenose se na novi termin,

  • ako Suradnik ne može sudjelovati u novom terminu, Organizator i Suradnik će pokušati dogovoriti zamjensko izdanje festivala ili drugi oblik suradnje (npr. drugo izdanje u istoj sezoni).

12.3. U slučaju potpunog otkazivanja Događaja od strane Organizatora, bez mogućnosti odgode, Suradniku se vraća uplaćeni iznos umanjen za eventualne stvarne troškove koji su nastali isključivo na zahtjev Suradnika (npr. specifične prilagodbe, custom produkcija).

12.4. Viša sila obuhvaća, ali se ne ograničava na: elementarne nepogode, epidemije/pandemije, zabrane i ograničenja javnih okupljanja, ratne i terorističke događaje, štrajkove, iznenadne tehničke kvarove infrastrukture, ozbiljne sigurnosne prijetnje i sve druge događaje izvan razumne kontrole Organizatora. U slučaju više sile, Organizator ne odgovara za štetu, već će poduzeti razumne napore kako bi pronašao alternativni termin ili format.

V. SIGURNOST, ODGOVORNOST, OSIGURANJE

13. Sigurnost Događaja

13.1. Organizator poduzima razumne mjere za sigurnost Događaja u suradnji s lokacijom i partnerima (raspored opreme, vatrogasni i sigurnosni standardi, signalizacija).

13.2. Svi sudionici obvezni su pridržavati se sigurnosnih uputa, evakuacijskih planova, zabrane pristupa zonama koje nisu predviđene za goste te uputa osoblja Organizatora i domaćina.

14. Odgovornost i ograničenje odgovornosti

14.1. Svaki Suradnik odgovoran je za svoju opremu, proizvode i osoblje te za bilo kakvu štetu nastalu njihovim postupanjem.

14.2. Organizator ne odgovara za:

  • poslovne odluke, ugovore i dogovore sklopljene između sudionika festivala,

  • gubitak profita, propuštene prilike ili slične posredne štete,

  • krađu, gubitak ili oštećenje osobnih stvari sudionika, osim ako je šteta uzrokovana namjernim ili krajnje nepažljivim postupanjem Organizatora.

14.3. Ukupna odgovornost Organizatora, ako bi bila utvrđena, ograničena je na maksimalni iznos koji je Suradnik platio za sudjelovanje na konkretnom Događaju.

VI. FOTOGRAFIRANJE, VIDEO I MARKETING

15. Fotografiranje i snimanje

15.1. Vulcanus Festival se redovito fotografira i snima u svrhu dokumentiranja, promocije i marketinga (web, društvene mreže, tiskani materijali, case study sadržaji i sl.).

15.2. Sudjelovanjem na Događaju Suradnici i Gosti daju suglasnost da se njihovi lik, izjava, naziv tvrtke i vizuali njihovih proizvoda/opreme mogu koristiti u gore opisane svrhe, bez dodatne naknade, uz poštivanje profesionalnih standarda i reputacije brenda.

15.3. Ako pojedini sudionik želi ograničiti korištenje svog identiteta (npr. ne želi da se prepoznaje lice na fotografiji), dužan je o tome obavijestiti Organizatora prije Događaja ili najkasnije na licu mjesta, kako bi se to, koliko je razumno moguće, uvažilo.

VII. ZAŠTITA OSOBNIH PODATAKA

16. Obrada podataka i povezanost s drugim politikama

16.1. Organizator prikuplja i obrađuje osnovne osobne podatke sudionika (ime, prezime, tvrtka, funkcija, kontakt, preferencije) radi:

  • vođenja evidencije prijava i pozivnica,

  • organizacije logistike Događaja,

  • slanja informacija prije i nakon festivala (follow-up, materijali, kontaktske liste),

  • izgradnje dugoročnih B2B odnosa.

16.2. Osobni podaci obrađuju se sukladno propisima RH i Uredbi (EU) 2016/679 (GDPR), te u skladu s politikama privatnosti SmoothieBarmen agencije objavljenim na web stranicama smoothiebarmen.com i povezanim projektima.

16.3. Detaljna pravila o zaštiti osobnih podataka i kolačićima (cookies) nalaze se u zasebnim dokumentima („Pravila privatnosti“, „Politika kolačića“), koji čine sastavni dio ovih Uvjeta.

VIII. ZAVRŠNE ODREDBE

17. Odnos prema Općim uvjetima SmoothieBarmen agencije

17.1. Ovi Uvjeti specifični su za Vulcanus Festival kao projekt u sklopu SmoothieBarmen agencije. Za sve što nije posebno uređeno ovim Uvjetima, izravno se primjenjuju Opći uvjeti poslovanja SmoothieBarmen agencije, objavljeni na:
https://smoothiebarmen.com/uvjeti-poslovanja/.

17.2. U slučaju nesklada:

  • za organizaciju i format Događaja primjenjuju se prvenstveno ovi Uvjeti,

  • za širi poslovni odnos, isporuku opreme, sirovina i usluga izvan Događaja primjenjuju se Opći uvjeti poslovanja SmoothieBarmen agencije.

18. Izmjene Uvjeta

Organizator zadržava pravo izmjene ovih Uvjeta u bilo kojem trenutku. Sve izmjene bit će objavljene na Web stranici i stupaju na snagu danom objave. Sudjelovanjem na Događaju nakon objave nove verzije smatrat će se da su Uvjeti prihvaćeni.

19. Mjerodavno pravo i rješavanje sporova

Na ove Uvjete primjenjuje se pravo Republike Hrvatske.

Svi sporovi nastojat će se rješavati mirnim putem. Ako to nije moguće, nadležan je stvarno nadležni sud u Zagrebu.